Un empleado recibe su nómina por correo electrónico, hace clic en un enlace, y el documento aterriza en un espacio en línea que no ha elegido. Este espacio es a menudo Arkevia, un cofre digital desplegado por el empleador. Detrás de esta mecánica simple se esconden reglas precisas, tanto para la empresa que implementa el dispositivo como para el empleado que se beneficia de él.
Obligación legal de conservación: lo que realmente impone el Código del Trabajo
La duración de conservación de las nóminas desmaterializadas no es un argumento comercial de Arkevia. Es una obligación establecida por la ley. El artículo D.3243-8 del Código del Trabajo impone que la nómina electrónica permanezca accesible al empleado durante 50 años o hasta sus 75 años, según la duración más favorable.
Concretamente, si un empleado de 30 años recibe su primera nómina desmaterializada, el cofre debe conservarla al menos hasta sus 80 años (30 + 50). La regla de los 75 años sirve como mínimo para los empleados mayores.
La empresa que elige la desmaterialización a través de Arkevia o cualquier otro proveedor se compromete a garantizar tres cosas: la integridad del documento, su disponibilidad durante toda la duración legal, y su confidencialidad. Estas exigencias derivan del artículo L.3243-2 del Código del Trabajo, que autoriza la entrega de la nómina en formato electrónico por defecto, salvo oposición del empleado.
Para entender bien el cofre Arkevia para las empresas, es necesario distinguir dos ámbitos de conservación. El empleador debe conservar una copia de la nómina durante 5 años (obligación del empleador). El cofre del empleado, por su parte, asegura el archivo a largo plazo, mucho más allá de la relación contractual.
Derecho de oposición del empleado frente a la nómina electrónica
¿Sabías que tu empleador puede enviarte tus nóminas en versión digital sin pedirte tu consentimiento previo? Desde la ley de Trabajo, la entrega electrónica es el modo por defecto. El empleador informa al empleado, y este dispone de un derecho de oposición para exigir el formato papel.
Este derecho puede ejercerse en cualquier momento, no solo al momento de la implementación del dispositivo. Un empleado que acepta la nómina electrónica durante dos años puede cambiar de opinión y solicitar el regreso al papel.
La empresa debe informar a cada empleado de esta posibilidad. En la práctica, esta información suele transmitirse a través de una nota de servicio o una carta individual durante el despliegue de Arkevia. La falta de información constituye un incumplimiento, incluso si el empleado no se opone.
Lo que la oposición cambia para el empleador
Cuando un empleado se niega a recibir la nómina electrónica, la empresa retoma la impresión y la entrega en mano o por correo. El cofre Arkevia sigue activo para los documentos ya depositados, pero no se depositará ninguna nueva nómina para este empleado.
Esta situación crea un régimen mixto dentro de la empresa: algunos empleados reciben sus documentos en el cofre, otros en papel. El servicio de nómina debe gestionar ambos flujos en paralelo.
Acceso al cofre Arkevia tras una salida: portabilidad y derechos RGPD
El fin del contrato de trabajo no cierra el cofre. El acceso a la cuenta Arkevia permanece activo tras la ruptura del contrato, ya sea que la salida sea voluntaria, un despido o el fin de un contrato temporal. El empleador deja de alimentar el espacio, pero los documentos ya archivados siguen siendo consultables.
¿Por qué es tan importante este punto? Porque un antiguo empleado puede necesitar una nómina de años después, para un expediente de préstamo hipotecario o una reconstrucción de carrera ante su caja de jubilación.
Portabilidad de los datos personales
El RGPD otorga al empleado un derecho de portabilidad. En la práctica, esto significa que puede solicitar recuperar todos sus documentos en un formato utilizable, de forma gratuita. Esta solicitud se dirige al proveedor del cofre o al empleador, según la organización establecida.
Tres derechos RGPD se aplican directamente al cofre Arkevia tras una salida:
- Derecho de acceso: consultar todos los documentos almacenados y saber qué datos personales se conservan
- Derecho de portabilidad: obtener una copia completa de los archivos en un formato estándar, sin costo
- Derecho de supresión: solicitar la eliminación de los datos, siempre que se respete la duración legal de conservación (el proveedor puede negarse si no han transcurrido los 50 años)
Obligaciones técnicas del empleador durante el despliegue de Arkevia
Implementar un cofre digital no se limita a firmar un contrato con Cegedim SRH, el editor de Arkevia. La empresa asume varias responsabilidades técnicas y legales.
El cifrado de los documentos constituye el primer requisito. Arkevia utiliza el estándar AES-256, que garantiza que los archivos almacenados solo sean legibles por el empleado correspondiente. El empleador no puede consultar el contenido del cofre de un empleado una vez que el documento ha sido depositado.
El sellado de tiempo certificado acompaña cada depósito. Prueba la fecha exacta de puesta a disposición de la nómina, lo que confiere al documento un valor jurídico equivalente al del papel firmado.
La empresa también debe asegurarse de que el proveedor cumpla con la normativa RGPD en toda la cadena: alojamiento de datos en Francia o en la Unión Europea, cifrado en tránsito y en reposo, registro de accesos.
Dirección de correo electrónico personal: un detalle que lo cambia todo
Al activar el cofre, el empleado proporciona una dirección de correo electrónico. Se recomienda utilizar una dirección personal en lugar de profesional, ya que la dirección profesional será desactivada en caso de salida. Sin acceso a esta bandeja de entrada, la recuperación de la contraseña se vuelve complicada.
Este consejo puede parecer trivial, pero genera la mayoría de las solicitudes de soporte tras un cambio de empleador.
El cofre Arkevia coloca a la empresa en un marco regulatorio estricto donde cada paso, desde la información del empleado hasta la conservación durante varias décadas, compromete su responsabilidad. Para el empleado, la contraparte es un archivo fiable y duradero, siempre que haya asegurado su acceso con las credenciales correctas desde el principio.