Ein Arbeitnehmer erhält seine Gehaltsabrechnung per E-Mail, klickt auf einen Link, und das Dokument landet in einem Online-Bereich, den er nicht gewählt hat. Dieser Bereich ist oft Arkevia, ein digitales Tresor, das vom Arbeitgeber bereitgestellt wird. Hinter dieser einfachen Mechanik verbergen sich präzise Regeln, sowohl für das Unternehmen, das das System einrichtet, als auch für den Arbeitnehmer, der davon profitiert.
Gesetzliche Aufbewahrungspflicht: Was das Arbeitsgesetzbuch wirklich vorschreibt
Die Aufbewahrungsdauer der digitalisierten Gehaltsabrechnungen ist kein Verkaufsargument von Arkevia. Es ist eine gesetzliche Vorgabe. Artikel D.3243-8 des Arbeitsgesetzbuches schreibt vor, dass die elektronische Abrechnung für den Arbeitnehmer 50 Jahre oder bis zu seinem 75. Lebensjahr zugänglich bleibt, je nach der günstigeren Dauer.
Konkret bedeutet das, wenn ein 30-jähriger Arbeitnehmer seine erste digitalisierte Abrechnung erhält, muss der Tresor sie mindestens bis zu seinem 80. Lebensjahr aufbewahren (30 + 50). Die Regel von 75 Jahren dient als Mindestgrenze für ältere Arbeitnehmer.
Das Unternehmen, das sich für die Digitalisierung über Arkevia oder einen anderen Anbieter entscheidet, verpflichtet sich, drei Dinge zu gewährleisten: die Integrität des Dokuments, seine Verfügbarkeit über die gesamte gesetzliche Dauer und seine Vertraulichkeit. Diese Anforderungen ergeben sich aus Artikel L.3243-2 des Arbeitsgesetzbuches, der die elektronische Zustellung der Abrechnung standardmäßig erlaubt, es sei denn, der Arbeitnehmer widerspricht.
Um den Tresor Arkevia für Unternehmen gut zu verstehen, muss man zwei Aufbewahrungsbereiche unterscheiden. Der Arbeitgeber muss eine Kopie der Abrechnung fünf Jahre lang aufbewahren (Arbeitgeberpflicht). Der Tresor des Arbeitnehmers hingegen sorgt für die langfristige Archivierung, weit über die vertragliche Beziehung hinaus.
Widerspruchsrecht des Arbeitnehmers gegenüber der elektronischen Abrechnung
Wussten Sie, dass Ihr Arbeitgeber Ihnen Ihre Gehaltsabrechnungen in digitaler Form senden kann, ohne vorher um Ihre Zustimmung zu bitten? Seit dem Arbeitsgesetz ist die elektronische Zustellung die Standardmethode. Der Arbeitgeber informiert den Arbeitnehmer, und dieser hat ein Widerspruchsrecht, um das Papierformat zu verlangen.
Dieses Recht kann jederzeit ausgeübt werden, nicht nur bei der Einführung des Systems. Ein Arbeitnehmer, der zwei Jahre lang die elektronische Abrechnung akzeptiert, kann seine Meinung ändern und die Rückkehr zum Papier verlangen.
Das Unternehmen muss jeden Arbeitnehmer über diese Möglichkeit informieren. In der Praxis erfolgt diese Information oft durch eine Dienstanweisung oder ein individuelles Schreiben bei der Einführung von Arkevia. Das Fehlen von Informationen stellt einen Verstoß dar, selbst wenn der Arbeitnehmer nicht widerspricht.
Was der Widerspruch für den Arbeitgeber ändert
Wenn ein Arbeitnehmer die elektronische Abrechnung ablehnt, übernimmt das Unternehmen wieder den Druck und die persönliche oder postalische Zustellung. Der Tresor Arkevia bleibt für bereits hinterlegte Dokumente aktiv, aber keine neue Abrechnung wird für diesen Arbeitnehmer dort hinterlegt.
Diese Situation schafft ein gemischtes System innerhalb des Unternehmens: Einige Arbeitnehmer erhalten ihre Dokumente im Tresor, andere auf Papier. Die Lohnbuchhaltung muss beide Ströme parallel verwalten.
Zugang zum Tresor Arkevia nach einem Austritt: Portabilität und DSGVO-Rechte
Das Ende des Arbeitsvertrags schließt den Tresor nicht. Der Zugang zum Arkevia-Konto bleibt nach der Vertragsbeendigung aktiv, egal ob der Austritt freiwillig, eine Kündigung oder das Ende eines befristeten Vertrags ist. Der Arbeitgeber hört auf, den Bereich zu füllen, aber die bereits archivierten Dokumente bleiben einsehbar.
Warum ist dieser Punkt so wichtig? Weil ein ehemaliger Arbeitnehmer Jahre später möglicherweise eine Gehaltsabrechnung benötigt, für einen Immobilienkredit oder eine Karriereaufstellung bei seiner Rentenkasse.
Portabilität personenbezogener Daten
Die DSGVO gibt dem Arbeitnehmer ein Recht auf Portabilität. In der Praxis bedeutet das, dass er verlangen kann, alle seine Dokumente in einem nutzbaren Format kostenlos zurückzubekommen. Diese Anfrage richtet sich an den Anbieter des Tresors oder an den Arbeitgeber, je nach der eingerichteten Organisation.
Drei DSGVO-Rechte gelten direkt für den Tresor Arkevia nach einem Austritt:
- Zugangsrecht: Einsicht in alle gespeicherten Dokumente und Wissen, welche personenbezogenen Daten aufbewahrt werden
- Recht auf Portabilität: Erhalt einer vollständigen Kopie der Dateien in einem Standardformat, ohne Kosten
- Recht auf Löschung: Antrag auf Löschung der Daten, vorausgesetzt, die gesetzliche Aufbewahrungsdauer wird eingehalten (der Anbieter kann ablehnen, wenn die 50 Jahre noch nicht abgelaufen sind)
Technische Verpflichtungen des Arbeitgebers bei der Einführung von Arkevia
Die Einrichtung eines digitalen Tresors beschränkt sich nicht auf das Unterzeichnen eines Vertrags mit Cegedim SRH, dem Herausgeber von Arkevia. Das Unternehmen übernimmt mehrere technische und rechtliche Verantwortlichkeiten.
Die Verschlüsselung der Dokumente ist die erste Anforderung. Arkevia verwendet den Standard AES-256, der garantiert, dass die gespeicherten Dateien nur vom betreffenden Arbeitnehmer gelesen werden können. Der Arbeitgeber kann den Inhalt des Tresors eines Arbeitnehmers nicht einsehen, nachdem das Dokument hinterlegt wurde.
Die zertifizierte Zeitstempelung begleitet jede Hinterlegung. Sie beweist das genaue Datum der Bereitstellung der Abrechnung, was dem Dokument einen rechtlichen Wert verleiht, der dem von unterschriebenem Papier entspricht.
Das Unternehmen muss auch sicherstellen, dass der Anbieter die DSGVO-Konformität in der gesamten Kette einhält: Datenhosting in Frankreich oder in der Europäischen Union, Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand, Protokollierung der Zugriffe.
Persönliche E-Mail-Adresse: Ein Detail, das alles ändert
Bei der Aktivierung des Tresors gibt der Arbeitnehmer eine E-Mail-Adresse an. Es wird empfohlen, eine persönliche Adresse anstelle einer beruflichen zu verwenden, da die berufliche Adresse im Falle eines Austritts deaktiviert wird. Ohne Zugang zu diesem Postfach wird die Wiederherstellung des Passworts kompliziert.
Dieser Rat mag banal erscheinen, aber er führt zu den meisten Supportanfragen nach einem Arbeitgeberwechsel.
Der Tresor Arkevia platziert das Unternehmen in einen strengen regulatorischen Rahmen, in dem jeder Schritt, von der Information des Arbeitnehmers bis zur Aufbewahrung über mehrere Jahrzehnte, seine Verantwortung in Anspruch nimmt. Für den Arbeitnehmer ist die Gegenleistung eine zuverlässige und dauerhafte Archivierung, vorausgesetzt, er hat seinen Zugang von Anfang an mit den richtigen Anmeldedaten gesichert.