Een werknemer ontvangt zijn loonstrook per e-mail, klikt op een link en het document belandt in een online ruimte die hij niet heeft gekozen. Deze ruimte is vaak Arkevia, een digitale kluis die door de werkgever is geïmplementeerd. Achter deze eenvoudige mechaniek schuilen precieze regels, zowel voor het bedrijf dat het systeem opzet als voor de werknemer die er gebruik van maakt.
Wettelijke bewaarplicht: wat de Arbeidswet echt oplegt
De bewaartijd van gedigitaliseerde loonstroken is geen commercieel argument van Arkevia. Het is een verplichting die door de wet is vastgesteld. Artikel D.3243-8 van de Arbeidswet vereist dat de elektronische loonstrook toegankelijk blijft voor de werknemer tot 50 jaar of tot zijn 75 jaar, afhankelijk van de meest gunstige duur.
Concreet, als een 30-jarige werknemer zijn eerste gedigitaliseerde loonstrook ontvangt, moet de kluis deze minstens tot zijn 80 jaar bewaren (30 + 50). De regel van 75 jaar dient als minimum voor oudere werknemers.
Het bedrijf dat kiest voor digitalisering via Arkevia of een andere aanbieder, verplicht zich om drie dingen te garanderen: de integriteit van het document, de beschikbaarheid gedurende de wettelijke termijn en de vertrouwelijkheid. Deze eisen zijn afkomstig van artikel L.3243-2 van de Arbeidswet, dat de levering van de loonstrook in elektronische vorm standaard toestaat, tenzij de werknemer bezwaar maakt.
Om de Arkevia-kluis voor bedrijven goed te begrijpen, moet men twee bewaarplichtige gebieden onderscheiden. De werkgever moet een kopie van de loonstrook gedurende 5 jaar bewaren (verplichting werkgever). De kluis van de werknemer zorgt voor archivering op lange termijn, ver voorbij de contractuele relatie.
Recht van bezwaar van de werknemer tegen de elektronische loonstrook
Wist u dat uw werkgever u uw loonstroken in digitale versie kan sturen zonder uw voorafgaande toestemming? Sinds de Arbeidswet is de elektronische levering de standaardmodus. De werkgever informeert de werknemer, en deze heeft een recht van bezwaar om het papieren formaat te eisen.
Dit recht kan op elk moment worden uitgeoefend, niet alleen bij de implementatie van het systeem. Een werknemer die twee jaar akkoord gaat met de elektronische loonstrook kan van gedachten veranderen en om een terugkeer naar papier vragen.
Het bedrijf moet elke werknemer over deze mogelijkheid informeren. In de praktijk gebeurt deze informatie vaak via een dienstnota of een individuele brief tijdens de uitrol van Arkevia. Het ontbreken van informatie vormt een tekortkoming, zelfs als de werknemer er geen bezwaar tegen maakt.
Wat het bezwaar verandert voor de werkgever
Wanneer een werknemer de elektronische loonstrook weigert, neemt het bedrijf de afdruk en de persoonlijke overhandiging of verzending per post weer op zich. De Arkevia-kluis blijft actief voor de documenten die al zijn opgeslagen, maar er zal geen nieuwe loonstrook voor deze werknemer worden toegevoegd.
Deze situatie creëert een gemengd regime binnen het bedrijf: sommige werknemers ontvangen hun documenten in de kluis, anderen op papier. De salarisadministratie moet beide stromen parallel beheren.
Toegang tot de Arkevia-kluis na vertrek: overdraagbaarheid en GDPR-rechten
Het einde van het arbeidscontract sluit de kluis niet. De toegang tot het Arkevia-account blijft actief na de beëindiging van het contract, of het vertrek nu vrijwillig is, een ontslag of het einde van een tijdelijk contract. De werkgever stopt met het aanvullen van de ruimte, maar de al gearchiveerde documenten blijven toegankelijk.
Waarom is dit punt zo belangrijk? Omdat een voormalig werknemer jaren later een loonstrook nodig kan hebben, voor een hypotheekaanvraag of een loopbaanherstel bij zijn pensioenfonds.
Overdraagbaarheid van persoonlijke gegevens
De GDPR geeft de werknemer een recht op overdraagbaarheid. In de praktijk betekent dit dat hij kan vragen om al zijn documenten in een bruikbaar formaat, gratis, te ontvangen. Dit verzoek is gericht aan de aanbieder van de kluis of aan de werkgever, afhankelijk van de opgezette organisatie.
Drie GDPR-rechten zijn direct van toepassing op de Arkevia-kluis na vertrek:
- Recht op toegang: alle opgeslagen documenten inzien en weten welke persoonlijke gegevens worden bewaard
- Recht op overdraagbaarheid: een volledige kopie van de bestanden in een standaardformaat verkrijgen, zonder kosten
- Recht op verwijdering: verzoeken om het wissen van gegevens, mits de wettelijke bewaartijd wordt gerespecteerd (de aanbieder kan weigeren als de 50 jaar nog niet zijn verstreken)
Technische verplichtingen van de werkgever bij de uitrol van Arkevia
Het opzetten van een digitale kluis beperkt zich niet tot het ondertekenen van een contract met Cegedim SRH, de uitgever van Arkevia. Het bedrijf neemt verschillende technische en juridische verantwoordelijkheden op zich.
De versleuteling van documenten is de eerste vereiste. Arkevia gebruikt de standaard AES-256, die garandeert dat de opgeslagen bestanden alleen leesbaar zijn voor de betreffende werknemer. De werkgever kan de inhoud van de kluis van een werknemer niet inzien zodra het document is opgeslagen.
Een gecertificeerde tijdstempel vergezelt elke opslag. Dit bewijst de exacte datum van beschikbaarstelling van de loonstrook, wat het document een juridische waarde geeft die gelijk is aan die van een ondertekend papier.
Het bedrijf moet er ook voor zorgen dat de aanbieder de GDPR-naleving gedurende de hele keten respecteert: gegevenshosting in Frankrijk of de Europese Unie, versleuteling tijdens verzending en in rust, logboekregistratie van toegang.
Persoonlijk e-mailadres: een detail dat alles verandert
Bij het activeren van de kluis geeft de werknemer een e-mailadres op. Het wordt aanbevolen om een persoonlijk e-mailadres in plaats van een professioneel e-mailadres te gebruiken, omdat het professionele e-mailadres wordt gedeactiveerd bij vertrek. Zonder toegang tot deze mailbox wordt het moeilijk om het wachtwoord te herstellen.
Dit advies lijkt onschuldig, maar het genereert de meeste ondersteuningsverzoeken na een verandering van werkgever.
De Arkevia-kluis plaatst het bedrijf in een strikte regelgevende context waarin elke stap, van de informatie aan de werknemer tot de bewaring over meerdere decennia, zijn verantwoordelijkheid met zich meebrengt. Voor de werknemer is de tegenprestatie een betrouwbare en duurzame archivering, op voorwaarde dat hij zijn toegang vanaf het begin met de juiste inloggegevens heeft beveiligd.